Exit interviewエグジットインタビュー

「退職面談を始めたけれど期待する効果に繋げられない…」「従業員から面倒臭いと反感を買ってしまう…」などのお悩みを抱えていませんか？

近年、退職面談を実施する企業が増加していますが、その一方で、効果的な成果に結びつかない「意味のない面談」になっているケースも多く見受けられます。退職面談代行サービスを提供する弊社にもご相談が相次いでいる状況です。

今回は退職面談の課題と解決策をご紹介します。弊社の支援方法もご紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。

[はじめに]退職面談とは

まず、退職面談についておさらいしておきましょう。

そもそも「退職面談」とは

退職面談とは、従業員が退職する際に行う面談をいいます。人事担当者や上司が担当者になり「具体的にどのような出来事がきっかけで退職しようと思いましたか？」「スキルアップの機会は十分に与えられていましたか？」などをヒアリングしていきます。

出典：パーソルホールディングス『退職に関する市場調査』
実施している企業の割合は30％～40％です。退職面談は大企業中心に取り組まれ始めています。

退職面談の目的

退職面談は次のような目的を持って取り組むものです。

• 退職データを分析して採用戦略を見直す
• 自社の課題をメタ認知する機会にする
• 退職因子を見つけ出して離職対策や組織改善に活かす
• 人的資本の情報開示に役立てる
• 退職者と良好な関係を築いて、アルムナイ採用や副業人材採用に繋げる

退職面談の流れ

退職面談は4STEPで行います。

1. 会社に貢献してくれたことに対して感謝の言葉を伝える
2. 転職活動の状況を聞いて必要に応じてサポートする
3. 離職対策のために退職理由を聞き出す
4. 業務委託、出戻り雇用制度について説明する

相手から本音を引き出すためにも、カジュアル形式の面談を心がけましょう。

人事担当者が抱える退職面談の課題

退職面談を実施する企業が増加する一方で、課題を抱えている人事担当者も増加しています。ここでは、人事担当者が抱える退職面談の課題を6つご紹介します。

退職面談が面倒くさいと反感を買ってしまう

退職面談の実施に対して、従業員から「面倒くさい」と反感を買ってしまうことがあります。なぜなら「優秀な人材を引き止めたいから退職面談をやるのでは？」「円満退職したい退職者側に何もメリットない」と思われているためです。面倒くさいと思われてしまうと、面談時に本音で語ってもらえなくなり、本当に意味のない面談になってしまいます。

退職面談の質問方法がわからない

退職面談で「なぜ退職に至ったのか教えてもらえますか？」と質問すると、数パターンの退職理由しか聞き出せません。

しかし、退職に至るまでにはさまざまな退職理由が潜んでいるものです。

退職理由は654パターンあると言われているため、質問設計した上でヒアリングしないと、退職理由を全て聞き出すことはできません。

全ての退職理由を聞き出せなければ、退職社の共通点が洗い出せず個別対応になってしまい、施策のムダ打ちになってしまいます。

退職理由の本音を聞き出せない

退職者から本音を聞き出せないと躓く人事担当者も多いです。なぜなら、退職者は円満退職したいと考えているため「家庭の事情で退職します」「個人の事情で退職します」と建前しか話さないためです。

弊社の独自調査では10人に3人しか、退職理由の本音ではなく建前で話していないことが判明しています。退職理由の本音を聞き出せなければ退職面談の意味がなくなります。

関連記事：『10人中7人の退職理由が建前！？本音を引き出す4つの方法を紹介』

本社と離れているため現場の声を聞きにくい

全国に店舗を持っている企業は、本社と現場の距離が遠く意思疎通しにくいという課題を抱えがちです。

現場がどのような状況なのか把握できておらず、現場責任者に任せきりになると、どのような離職対策を打てばよいかわからなくなります。

よくある失敗が、現場責任者に退職面談を任せてしまい、退職理由を洗い出せず離職対策がムダ打ちで終わるという失敗です。

退職データの活用方法がわからない

退職理由の本音を聞き出しても、それらを上手く活用しなければ意味がありません。

まず、退職者の退職理由の共通点を整理する必要があります。

データの整理方法がわからなければ、1つ1つの退職理由に個別対応しなければならなくなり、離職対策がムダ打ちになってしまいます。

また、データを整理しても、どのような施策を打てばよいかわからないと躓くケースも多いです。

離職対策しても離職率が下がらない

退職面談で退職理由を聞き出し、離職対策しても離職率が下がらないと悩む方も多く見受けられます。

なぜなら、従業員から退職理由の本音を聞き出せなかったり、データ分析ができなかったりするためです。

また、退職理由を聞いても、どのように施策を打てばよいかわからずに離職率を下げられないと悩む方もいます。

人事担当者が抱える退職面談の課題解決策

人事担当者が抱える退職面談の課題は解決できます。ここでは、退職面談の課題解決策をご紹介します。

退職に関する知識を深める

有意義な退職面談を実施するためには、退職に関する知識を深めることが大切です。

例えば、退職理由は654通りのパターンがあります。これらを理解せずに、退職者に質問すると数パターンの退職理由しか聞き出すことができません。

1人1人退職理由が異なれば共通点が見つけることができず効果的な施策が打てずに終わってしまいます。そのため、退職に関する知識（退職理由、退職面談、退職分析）を深めてから、退職面談を実施するようにしましょう。

エグジットインタビュー「いっと」では、退職に関する知識を深められるセミナーを定期的に開催しているため、ぜひご参加ください。

退職面談の目的を伝える

企業と退職者の双方にとって価値のある退職面談を実施するためには目的を伝えることが大切です。

例えば、「他の従業員に同じ思いをさせないためにも離職対策を打ちたいと思っている。そのために退職理由を聞かせて欲しい。」と伝えるだけでも協力してもらいやすくなります。

また、退職者の今後のキャリアを一緒に考えるのもおすすめです。

例えば、転職先が決まっていない従業員に対しては転職支援をしてあげたり、転職後に副業で働きたい気持ちはないかを尋ねて業務委託先として繋がったりなどすれば価値ある取り組みだと思ってもらえます。

事前準備して質問シートを作成する

退職面談を実施する前に事前準備をすることが大切です。

拠点や部署にどのような問題があるのか下調べしておき質問シートを作成することで、どのような理由で退職したか深堀りできるようになります。

また、どのような場所で誰が退職面談を実施するかで話しやすさは変わります。そのため、退職面談の事前準備は入念に行いましょう。

アンケートツールを導入する

退職面談前に、アンケートツールで職場の評価をしてもらう方法もおすすめです。

アンケート調査すれば「給料・待遇」「労働環境」「人間関係」「キャリアアップ」など、どこに問題があったのかを確認できて質問シート作成に活かせます。

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利害関係者ではない人が担当する

退職理由の本音を聞き出すには、利害関係がない人が退職面談を担当してください。

例えば、上司が退職面談を担当すると指導不足などに不満を持っていても打ち明けることができません。

一方で、人事担当者が退職面談を担当した場合は人事評価や制度に関する不満を打ち明けられないでしょう。このような障壁が生じるため、利害関係がない人が退職面談を担当してください。

社内に該当する人物がいない場合は、アウトソーシングすることをおすすめします。

退職面談代行サービスを利用する

退職面談を有意義な場にするためには「退職に関する知見」「利害関係のない面談者」「ヒアリング能力」が欠かせません。

自社に退職面談に関するノウハウがない場合は、退職面談代行サービスを利用してみてください。

エグジットインタビュー「いっと」は退職面談代行だけでなく、インハウス化支援も行っています。退職面談の質問設計、退職分析の方法を教えますので、ご興味がある方はお問い合わせください。

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退職面談を離職対策に活用できた成功事例

大手サービス会社は、人材採用が難しくなっているため、離職対策の強化を始めました。

全国に拠点があり、本社と現場で意思疎通ができていないことに課題を抱えていました。

現場責任者が退職面談を実施して、本社に情報共有し離職対策を打っていましたが離職率が下がることはありませんでした。そこで、退職面談代行サービスを利用することにしたのです。

退職面談代行サービスを利用したところ、組織マネジメントの不備で業務が上手く回らず、人間関係がギクシャクしていることが判明しました。

また、従業員が描きたいキャリアを描けないという悩みを抱えていることが発覚しました。そして、どのようなステップで解決すべきかコンサルティングを受けて離職率を下げることに成功しました。

人事担当者から退職面談についてよくある質問

最後に、弊社に寄せられる退職面談についてよくある質問と回答をご紹介します。

Ｑ．退職面談で本音を聞き出すコツはありますか？

退職面談で本音を聞き出すコツは7つあります。

• 退職日に退職面談を実施する
• 退職者の引き止めはしない
• 会社で働いてくれたことに対してお礼を伝える
• 転職活動中の場合は転職をサポートする
• リラックスできるようにカジュアル形式で行う
• 質問シートを用意しておく
• 従業員に働きやすい場を提供したいから協力して欲しいと伝える

Ｑ．退職面談で取得したデータの活用方法を教えてもらえますか？

退職面談で取得したデータの活用方法には次のような方法があります。

• 離職対策：退職理由の傾向を把握できて、施策の優先度を決めやすくなる
• 引き止め：退職理由の予兆を検知できるようになり引き止められるようになる
• 人材採用：自社に合う人材と合わない人材を把握した上で採用方法を見直せる
• 人的資本経営：働きやすい職場づくりに注力していることをアピールできる
• アルムナイ：退職者と連絡を取り合いアルムナイと交流を深める

Ｑ．エグジットインタビュー「いっと」とは何ですか？

エグジットインタビュー「いっと」とは、国内初の退職面談代行サービスです。

2019年にサービスをリリースして、離職対策に取り組む企業様を支援してきました。退職理由の本音を聞き出して退職分析し、どのような施策を打つべきかを伴走支援しています。

2024年から、退職面談の課題を抱えている企業様向けにインハウス支援も始めました。

企業の規模問わずにご利用して頂いているため、退職面談や離職対策に課題を感じている方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

退職面談とは、従業員が退職する際に行う面談をいいます。退職因子を見つけ出して離職対策に活かすために行う面談です。今回は、人事担当者が抱える退職面談の課題と解決策をご紹介しました。

組織の課題を可視化し、より良い職場環境を作るために、専門家による退職面談の実施を検討してみてはいかがでしょうか。
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