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退職理由の調査方法には「退職面談」「退職アンケート」「第三者機関による調査」と3つの方法があります。今回は、それぞれの調査方法のメリット・デメリットについて解説します。ぜひ、どの調査方法を選ぶべきかの判断にお役立てください。
＜はじめに＞
職場改善するために、退職者に退職理由を尋ねても「本音が聞き出せない」と悩むこともあるでしょう。このような問題は、退職理由の調査方法を変えることで解決できるかもしれません。この記事では、退職理由の調査方法について解説します。
この記事を読めば、退職理由の本音を聞き出すために最適な調査方法が分かるようになります。また、退職者から聞き出した情報の扱い方まで身に付くため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
◆ 退職理由の調査方法
退職理由の調査方法は3つの方法があります。それぞれの方法にメリット・デメリットがあるため、把握して最適な方法を選びましょう。
ここでは、それぞれの調査方法について詳しく解説します。
・退職面談
退職面談には2つの方法があります。1つ目が、上司が部下に面談を行って退職理由を聞き出す方法です。この面談は優秀な部下を引き止めるために行われます。2つ目が、人事担当者が退職希望者に面談を行い、退職理由を聞き出す方法です。この面談は、職場改善に役立つ情報を聞き出すために行われます。
退職アンケートとは異なり、退職理由の定性データが聞き出せます。また対面形式で「優秀な人材を失うのは非常に残念だ」と好意を伝えると、退職社と良好な関係を構築できます。面談の調整の手間などがかかりますが、再雇用制度を導入したい企業におすすめの方法です。
退職面談の手順について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『退職面談のやり方とは？面談を実施する前に役立つ知識を紹介！』
・ 退職アンケート
退職アンケートとは、退職者に対してアンケートを実施して退職理由を聞き出す方法をいいます。米国では「Excit Survey（エグジットサーベイ）」と呼ばれており、サーベイツールを使用してアンケート調査を行うのが一般的です。選択形式の質問に回答してもらいます。
退職アンケートのメリットは、サーベイツールを活用して気軽に調査できることです。退職者に同じ質問項目に回答してもらいデータを蓄積・分析していけば、優先して解決すべき職場の問題が把握できます。
退職アンケートは、数量的データの取得に向いており、部署別の離職原因や退職者の性格の傾向など分析したい場合におすすめの方法です。
退職アンケートの手順について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『【サンプル付き】退職アンケートとは？メリット・デメリットを解説！』
◆ 第三者機関による調査
第三者機関による調査とは、キャリアコンサルタントが退職者のキャリア形成を支援しつつ、前職を退職した背景を聞き出します。第三者の立場のプロのインタビュアーが聞き出すため、退職者も本音を話しやすい傾向があります。
また、第三者機関による調査を依頼すれば、自社の課題として挙げられる問題をレポートにまとめてもらえるため便利です。そのため、退職理由の調査をアウトソーシングしたい方におすすめの手法です。
◆ 退職理由を調査する際のコツ
退職理由の調査方法をご紹介しましたが、取り組む際のコツを覚えておきましょう。
・ 他の内容と混合させない
退職理由を調査する場合は、業務の引き継ぎなど他の内容と混合させてはいけません。その理由は、退職手続きに関する話題を混合させてしまうと、相手と良好な関係を築けなくなるためです。
退職理由を聞き出すときは「優秀な人材を失いたくないため、職場環境を改善するために退職理由を聞かせて欲しい」とだけ伝えて、相手を尊重した形で退職理由の調査を進めていきましょう。
・ 人事担当者が調査を実施する
優秀な人材を引き止めるための退職面談は上司が行いますが、退職日の数日前に行う退職面談は第三者の人事担当者が面談を行います。その理由は、人事担当者が調査することで「職場改善のためのアンケートであること」を理解してもらえるためです。
また、職場を退職する理由に人間関係の悪さがありますが、上司との関係に悩む人も多く見受けられます。そのため、上司には本音を伝えられない従業員もいるでしょう。そのため、退職理由を聞き出したい場合は、第三者的な立場の人が調査を実施してください。
・ 守秘義務を守る
退職理由を調査する場合は、匿名で回答してもらうなど、誰が回答した内容かバレないように守秘義務を守りましょう。
しかし、従業員が離職する機会が少ない中小企業では、匿名化しても誰が回答したか分かってしまうかもしれません。このような場合は、調査担当者がデータを預かっておき、誰かに閲覧されないように管理しておきましょう。
退職理由の調査結果の情報漏洩が起きた場合は、誰も退職理由の調査に協力してもらえなくなる恐れがあります。そのため、退職アンケートのデータは慎重に取り扱いましょう。
◆ 退職理由の調査結果を処理する方法
退職理由の調査結果を入手した後の処理方法も覚えておくと安心です。ここでは、退職理由の調査結果の処理方法をご紹介します。
・ 調査結果は一元管理する
退職理由の調査を行ったら、Googleのスプレッドシートを活用して一元管理しましょう。
情報を一元管理することで、職場を退職する人の傾向が発見できるようになります。
近頃は、退職理由を調査するサーベイツールも登場してきました。このツールを活用すれば、退職理由の調査の手間が省けるだけでなく、蓄積したデータの分析までできます。
・ 適切な人と情報共有する
退職理由が肯定的でも否定的でも、調査結果の内容は適切な人と共有してください。その共有も退職者が承認した場合のみ共有するなどコンプライアンスを守りましょう。
肯定的な退職理由のみの場合は、今後も従業員が満足して働けるように継続していきます。その一方で、否定的な退職理由を聞き出せた場合は、マネージャーや経営者に情報共有して改善の提案をしていくなど情報共有の仕方を工夫しましょう。
・ 調査結果を職場環境の改善に役立てる
退職理由の調査ができたら、調査結果を職場環境の改善に役立てていきます。職場環境の改善にはコストがかかるため、優先順位や費用対効果などを見据えて、どこの箇所を改善すべきかを考えていきましょう。
職場改善の方法には、さまざまなものがあります。そのため、良い職場環境の企業が取り組んでいることを押さえておきましょう。働きやすい職場が取り組んでいる内容を知りたい方は、下記の記事を参考にしてみてください。
関連記事：『働きやすい職場づくりを実現するための流れ！施策まで徹底解説！』
◆ 退職理由の調査方法に関するよくある質問
最後に退職理由の調査方法に関してよくある質問をご紹介します。
Q.非正規社員にも退職理由を調査すべきですか？
非正規社員にも退職理由の調査を行ってください。その理由は、退職理由に関する多くのデータを蓄積することで、職場の問題を把握できるようになるためです。従業員の雇用形態に関係なく退職理由は調査するようにしましょう。
Q.退職理由は同じ質問にする必要がありますか？
退職面談を実施して1人1人に聞き出したいことがある場合は、同じ質問をする必要はありません。
しかし、退職アンケートを実施する場合は同じ質問をしましょう。その理由は、同じ質問に回答してもらいデータを蓄積していけば、職場の問題や退職者の性格の傾向が分析できるためです。そのため、職場の根本的な原因を解決したい方は、退職理由の調査項目を同じにしましょう。
Q.退職理由の調査を依頼できる企業はどこですか？
退職理由の調査を第三者に依頼できる業界初のサービスが「いっと」です。
このサービスを利用すれば、キャリアアドバイザーやキャリアコンサルタントのインタビュアーが企業の代わりに退職者にインタビューを行い退職理由を聞き出してもらえます。
また、次の退職先が決まっているのか、キャリア形成はどうしたいのか退職者のフォローまでするため、退職者も心を開いて話してくれる傾向があります。
◆ まとめ
今回は退職理由の調査方法を3つご紹介しました。それぞれの調査方法にメリット・デメリットがあります。そのため、各調査方法の特徴を把握した上で自社に見合うものを採用してみてください。
いっとは、第三者の専門家がお客様に代わって、従業員の “4つのホンネ” をヒアリングするサービスを提供しています。ぜひ、離職に繋がる原因を把握して職場環境を見直したいと考えている方は「いっと」をご利用くださいませ。
参考資料
https://www.personio.com/hr-lexicon/exit-interview/
https://www.hrhelpboard.com/hr-process/what-is-exit-interview.htm
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/how-to-conduct-exit-interview
https://www.process.st/exit-interview/
