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業務過多は人間関係や労働環境の悪さに繋がります。その結果、従業員が退職してしまう事態を招くため注意してください。この記事では、業務過多で従業員が退職する問題を解決する方法をご紹介します。ぜひ、業務過多に悩んでいる方は参考にしてみてください。
社員が退職する原因は「人間関係」や「労働環境の悪さ」ですが、その根底にあるのが「業務過多」です。業務過多になると、なぜ人間関係や労働環境が悪くなり社員が退職してしまうのでしょうか？どうすれば、業務過多の労働環境を改善できるのでしょうか？
今回は、社員が退職する原因を招く業務過多について解説します。この記事を読めば、業務効率化を図り働きやすい職場が実現できるため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
◆ [はじめに]社員が退職する原因
社員が退職する原因は「業務過多」です。
リクナビNEXT『転職理由と退職理由の本音ランキングBest10』によると、以下の内容が退職原因となっています。
「キャリアアップしたかった」と建て前の理由を伝えて退職しますが、大半が人間関係と労働環境に不満を抱いています。この人間関係と労働環境の不満の根底にあるのが「業務過多」です。
◆ 業務過多が社員の退職原因となる理由
業務過多は、人間関係と労働環境の悪化に関連しています。その理由は、業務過多の環境では以下の内容を招くためです。
ここでは、業務過多が社員の退職原因となる理由について分かりやすく解説します。
・ 仕事でミスをしてしまう
残業続きで睡眠不足に陥ると思考力が失われます。また、業務時間内に終わらないと「自己管理力がない」「計画性に欠ける」と評価されてしまうと慌ててしまいます。そのため、あり得ないミスを連発してしまうのです。
また、仕事が忙し過ぎてミスを再発しないように対策を練る余裕もありません。そのため、同じミスをしてしまい酷く落ち込んでしまいます。
・ 人間関係が悪くなる
仕事が忙しいと業務連絡をメールで済ますなど、直接的なコミュニケーションを取らなくなります。そのため、お互いに信頼関係を築けなくなってしまうのです。
また、業務量が多くてストレスを抱えると言葉遣いが強めになってしまいがちです。例えば、上司が部下に仕事を依頼する際に「この業務をしてくれ」と命令形になってしまいます。
気持ちに余裕がなくなると「ちょっと、助けてくれないか」と相手を気遣いながら指示が出せなくなります。その結果、職場の人間関係が悪くなってしまうのです。
・ ストレスで体調不良に陥る
残業続きで睡眠不足だと思考力が失われて、気持ちも億劫になります。仕事に対する意欲が減退するため、ミスを連発してしまうのです。
また、相手に気遣いをする余裕がなくなり、職場の人間関係も悪化してしまいます。仕事のミスや職場の人間関係など、さまざまな悩みで頭が一杯になり余裕がなくなり、段々と追い詰められて体調不良に陥ってしまうのです。
◆ 退職原因となる業務過多が発生する原因
業務過多を放っておくと社員が退職してしまうため対策が必要です。そもそも、業務過多になる原因は何なのでしょうか？ここでは、退職原因となる業務過多が発生する原因をご紹介します。
・ 人材が不足している
人材不足で社員1人当たりの業務量が多い場合は、定時で業務の処理をしきれません。慢性的な長時間労働となり、最悪の場合は体調を崩してしまいます。
体調不良の社員が休職して人員を補充できなければ、他のメンバーの業務量が増えてしまいます。その結果、また1人の社員が休職に追い込まれてしまうなど負のループに陥ってしまうのです。
・ 業務管理が下手である
上司の業務管理が下手で、仕事の振り分けが均等にされていなければ、一部の社員が業務過多となります。一般的に優秀な社員ほど仕事量を割り振られることが多いです。
残業時間を把握せずに仕事を割り振ってしまうと、社員を追い込んでしまうことになります。また、各社員のスキルを把握しておらず、スキルに見合わない業務を割り振り、業務時間内に終わらなくなっている場合も多いです。
・ ムダな作業が多い
仕事上では、以下のようなムダな作業が多いです。
このようなムダな作業で仕事の時間が奪われてしまい、残業をしなければいけなくなってしまうのです。
◆ 退職原因となる業務過多を改善する方法
退職原因となる業務過多が発生する原因をご紹介しましたが、以下の取り組みで状況を改善できます。
ここでは、業務過多を改善する方法をご紹介します。
・ 人材採用を行う
社員1人当たりの業務量が多い場合は、人員の補充が必要不可欠です。そのため、人材採用を行い人員を補充しましょう。
優秀な人材に募集してしまうためには、会社で働く魅力を感じてもらわなければいけません。そのため、求人を出す前に労働条件や職場環境を見直しましょう。
業務過多の悩みを抱えている場合は職場環境の改善は難しいため、労働条件から見直します。給与や福利厚生など待遇面を見直してみてください。また、人材採用で求める人物像の幅を広げてみても良いでしょう。
会社で働く魅力が上手く伝えられない場合は、コンサルティング会社に相談すると採用戦略のアドバイスが受けられます。
・ 仕事の振り方を見直す
仕事を振る前に、部下のスキルと仕事の状況を把握しておきましょう。部下に他の仕事はないか、ある場合はどちらの仕事を優先させるべきかを考えてあげます。また、特定の部下にばかり負担がかからないように、チームで業務分担をしましょう。
しかし、どうしても優秀な社員に負担がかかる場合もあります。このような場合は労りの言葉をかけたり、評価を上げたりとフォローするようにしましょう。
・ 業務効率化を目指す
業務過多な労働環境を改善するため、以下のような取り組みで業務効率化を図りましょう。業務効率化を目指す場合は、労働環境の現状把握と問題を可視化して問題を解決していきます。
[業務効率化のアイデア]
・ テクノロジーを活用する
RPAやAI、IoTなどのテクノロジーを活用すれば、業務効率化を実現できます。
・RPA（robotic process automation）
デスクワークなど定形業務を自動で実行できるロボットをいいます。データ入力やデータ照合など日常的に行う幅広い定形業務を自動化できます。
・AI
人工知能を持ったロボットをいいます。幅広い業務を自動化できますが、代表的なものがAIチャットボットです。複雑な質問にも回答ができて、お問い合わせ窓口を自動化できます。
・IoT
モノとモノをインターネットで接続する技術をいい、IoTによって機械などの遠隔操作ができるようになります。
・ アウトソーシングを活用する
業務過多の労働環境を改善したい場合は、アウトソーシングを活用するのも1つです。アウトソーシングを活用すれば、自社ではカバーし切れない分野を賄えます。
近年ではクラウドソーシングが浸透しており、良質なアウトソーシングサービスをリーズナブル価格で利用できるようになってきました。そのため、アウトソーシングを活用すれば、社内の業務を減らせます。
◆ 働きやすい労働環境の整備に成功している「株式会社花王」
出典元：『株式会社花王 公式ホームページ』
株式会社花王は大手化学メーカーです。同社は「休み休みWork Style 」という働き方を推奨しており、働きやすい環境づくりを推進しています。業務過多に陥らないようにテクノロジーを活用して業務効率化を図っています。
2021年4月から交通費の自動精算システムを稼働させ、年間約55,000時間の業務削減に成功しています。花王ビューティブランズカウンセリングの美容部員の約6,000名は百貨店やスーパーに勤務しており、経費精算の効率化が課題でした。この課題を解決するためにAIを導入し、勤務情報や入退館情報などから移動経路を予測、出退勤に伴う移動は「通勤費」、拠点間の移動は「交通費」といった、税制や規定上のルールにもとづいた会計仕訳を自動生成したのです。
経費精算の申請をせずに済み、各社員が業務に集中できるようになりました。このような労働環境の整備により、勤続年数〇年と定着率の高さを実現しています。
◆ まとめ
人間関係と労働環境の不満の根底にあるのが「業務過多」です。業務過多で体力的にも精神的にも余裕がなくなると、仕事でミスが増えたり、人間関係がギクシャクしてしまったりしがちです。さまざまな問題が発生して悩みが増えると体調を崩してしまうでしょう。
その結果、多くの社員が退職してしまうのです。このような問題が起きないように、業務過多の労働環境を整備しましょう。この記事では、業務効率化するための方法をご紹介しました。ぜひ、この記事を参考にしながら労働環境を改善してみてください。
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