Exit interviewエグジットインタビュー

今回は従業員サーベイについて詳しく解説します。この記事を読めば、従業員サーベイの目的や実施方法について理解できるようになり、成果が見込めるようになります。ぜひ、人事評価や就業規則を改善したいと考えている人事担当者は参考にしてみてください。

＜はじめに＞
従業員が働きやすい職場に改善するためには、人事評価や就業規則、職場環境のどこに問題があるかを把握しなければいけません。このような問題を把握するために「従業員サーベイ」が利用されます。今回は従業員サーベイの目的や実施方法について解説します。この記事を読めば、適切な方法で従業員サーベイが行えるようになるはずです。ぜひ、職場の改善を行いたい方は、この記事を参考にしてみてください。

◆ 従業員サーベイとは

従業員サーベイとは、人事制度や就業規則を改定するために、必要な情報収集をするために行う調査をいいます。人事部門が主体となり行う調査です。

従業員サーベイを行うことで、従業員の理想と会社の現実の差が分かり、どのように人事制度や就業規則を改定していくべきか判断できます。

例えば、福利厚生サービスに関する調査を行えば、従業員が求めるサービス内容と提供しているサービス内容の差が分り改善できるようになります。

これまで、アンケート調査やデータ分析に労力がかかるため、従業員サーベイは行われていませんでした。

しかし、サーベイツールの登場でアンケート調査やデータ分析が簡単に行えるようになり、従業員サーベイが行われるようになりました。

・ 従業員サーベイの目的

従業員サーベイの目的は、人事制度や就業規則に関する従業員のリアルな声を聞き出すことです。従業員のリアルな声を聞いてニーズを把握し、人事制度や就業規則を改定することで従業員満足度が高められます。従業員サーベイの魅力は、どのようなニーズが多いかを数値で具体的に把握できることです。

従業員ニーズを満たせば、モチベーション高く働いてもらえて組織の生産性が上がっていきます。このような人事戦略を実現するために従業員サーベイを行います。

・ 従業員サーベイのメリット

従業員サーベイのメリットは、従業員のニーズを数値で捉えることができることです。サーベイツールで、アンケート調査を実施して調査データを分析すれば、人事制度や就業規則のどこに不満を持たれているのかを可視化できます。

優先的に改善すべき箇所が分かるようになり、アクションに移していけば、従業員満足度が高められます。その結果、人材の流出防止などの効果も見込めるようになるのです。

・ 従業員サーベイのデメリット

従業員サーベイのデメリットは、従業員の負担になることです。従業員は通常の業務をこなしながら、アンケート調査に協力をしなければいけません。

業務が逼迫している従業員は、面倒だと感じてしまう恐れがあります。通常の業務をこなしながら、アンケート調査を行わなければいけず、業務量が増えたと不満を持たれてしまうでしょう。

従業員に従業員サーベイの目的を説明して同意を得て始めないと、不満を持たれてしまうため気をつけてください。

◆ 従業員サーベイのやり方

人事担当者が行う従業員サーベイのやり方は、以下の通りです。

[従業員サーベイのやり方]

1.従業員サーベイの目的を周知させる
2.アンケート調査の質問を作成する
3.匿名でアンケート調査を実施する
4.アンケート調査結果を公表する

ここでは、それぞれの手順について詳しく解説します。

1.従業員サーベイの目的を周知させる

まず、従業員サーベイの目的を周知して、従業員の同意を得るようにしましょう。なぜなら、従業員サーベイの目的を周知させずに実施すると「アンケート調査結果がキャリアに影響するのではないか？」「マイナスの点数なんて付けられない」と、本心でアンケートに回答してもらえなくなるためです。

また、従業員は各自の業務をしながら、アンケート調査に協力しなければいけません。アンケート調査に協力することが業務負担になると捉えられてしまうと、不満を抱き始めます。不満を抱いた従業員は、従業員サーベイに適当に回答してしまうかもしれません。

2.アンケート調査項目を作成する

従業員の同意を得たら、従業員サーベイのアンケート調査項目を作成していきます。アンケート調査項目は、従業員サーベイの目的に沿ったものを選択しましょう。現状の人事制度や就業規則、職場環境の課題を洗い出して、ある程度の仮設を立てて設問項目を用意しておくと、有効な調査データが収集できます。

また、従業員サーベイは課題を洗い出すために行うものではなく、改善施策の効果検証のためにも行います。したがって、改善施策の効果検証をしたい場合は、前回のアンケート調査と同じ項目を用意しましょう。

3.匿名でアンケート調査を実施する

アンケート調査は匿名で行います。その理由は、記名式のアンケート調査だと「回答内容が人事評価に影響するのではないか？」「ネガティブな回答をしづらい」と思ってしまうためです。このような気持ちを抱えたまま、アンケート調査を実施しても、有効的なデータが収集できません。率直な意見をもらうためにも、アンケート調査は匿名で実施してください。

また、アンケート調査の実施期間を設けるようにしましょう。なぜなら、従業員で状況が異なり、業務が逼迫している最中にアンケート調査に協力してもらうと大きな負担になるためです。

また、アンケート調査の実施日に会社を休んでいる人からの回答が得られなくなってしまいます。そのため、アンケート調査の実施期間はある程度設けるようにしましょう。

4.アンケート調査結果を公表する

アンケート調査結果は経営者や人事部門のみで管理するものではなく、全体に公開してください。全体にアンケート調査結果を公表して、どのような改善をしていくかを説明しないと、従業員は協力した甲斐が感じられません。このような状況に陥ると、今後、従業員サーベイに協力してもらえなくなるでしょう。

そのため、従業員サーベイのアンケート調査結果を公表して、どのように人事戦略に活かしていくかを説明してください。全てを公表することで、アンケート調査に回答した従業員は「自分の意見を反映してもらえる」と思えるようになり、今後も従業員サーベイに意欲的に取り組んでもらえるようになります。

◆ 従業員サーベイを実施する際のポイント

従業員サーベイのやり方をご紹介しましたが、成果を出すためのポイントを押さえておきましょう。次に従業員サーベイを実施する際のポイントをご紹介します。

・ 全ての対象者に調査をする

従業員サーベイを実施する場合は、全ての従業員を対象に調査するようにしましょう。その理由は、一部の従業員を対象に従業員サーベイを実施すると、回答に偏りが出てしまうためです。

例えば、正社員のみを対象にしたアンケート調査結果には、非正規社員の意見は反映されていません。このような調査結果を参考に人事評価や就業規則を変更しても、非正規社員が満足するとは限りません。正社員ばかり優遇されていると不満を持つ恐れがあります。

このような問題が発生しないように、従業員サーベイは全従業員を対象にして行いましょう。

・ 調査結果を参考にして改善をする

従業員サーベイはアンケート調査結果を公表して終わりにしてはいけません。アンケート調査結果と一緒に、どのように人事評価や就業規則、職場環境を改善していくかを説明しましょう。

改善策まで説明することで、従業員は「従業員サーベイに協力して良かった。今後もアンケート調査に回答しよう」と意欲を持ってくれます。

アンケート調査結果を参考にして、職場改善をする場合は「いつ」「どのような施策を」「誰が」「どのようにするか」と具体的に説明すると、従業員も納得しやすくなります。そのため、従業員サーベイの調査結果を公表する場合は、改善施策も一緒に説明することをおすすめします。

・ サーベイツールを利用する

従業員サーベイを効率的に行いたい場合は、サーベイツールを利用しましょう。サーベイツールを利用すれば、アンケート調査の作成や調査データの分析を効率化できます。

サーベイツールによって異なりますが、数多く用意されている設問項目から必要な項目だけを選ぶだけで、アンケート調査シートが作成できる便利なツールも登場しています。

また、従業員サーベイの実施から改善施策の立案までサポートしてくれるベンダーなども出てきました。このようなサーベイツールを利用すれば、従業員サーベイを効率化できるのでおすすめです。

◆ 従業員サーベイなら「いっと」

従業員サーベイツールをお探しながら「いっと」がおすすめです。ここでは、サーベイツール「いっと」の魅力をご紹介します。

・ サーベイとインタビューの一体型

従業員サーベイ「いっと」は、アンケート調査と1on1インタビューが一体型となったサービスです。

従業員サーベイのアンケート調査を実施すれば、在職者が思う職場の不満を聞き出すことができます。しかし、退職を希望している人は、アンケート調査に本心で回答してくれるとは限りません。

このような問題を解決するために、サーベイツール「いっと」は、退職社に1on1のインタビューを実施します。

弊社が用意するインタビュアーはキャリアコンサルタントやキャリアコンサルタントの経験者です。退職者のキャリア相談に乗りながら、前職の不満を聞き出します。退職者の本音を聞き出して職場を改善すれば、離職率を下げることができます。

・ 高度な分析と見やすいレポート

従業員サーベイ「いっと」は、アンケート調査結果を定量分析して職場の問題点を導きます。多くの従業員が感じている職場の問題点はどこなのかを数値で表示するため、どこを優先的に改善すれば良いかが分かるようになります。

また、従業員サーベイ「いっと」は、数値化できない「感情」や「理由」など定性分析で表示できます。そのため、職場で問題が発生している原因はどこにあるかまで突き止めることが可能です。

・ 手厚いサポート体制

従業員サーベイを実施するためには、職場の課題を仮定して設問項目を作成し、アンケート調査結果のデータを分析しなければいけません。初めて従業員サーベイを実施する場合は、どのようにやるべきか悩んでしまうかもしれません。このような悩みを抱えた方に対しては、一緒に従業員サーベイが行えるように伴走していきます。

従業員サーベイツールを提供している「㈱フォロアス」は、述べ1,000社を超える採用・人事支援を提供して参りました。幅広いサービス提供ノウハウを活かし、離職率改善に必要な施策の実行・導入まで、行うことが可能です。

また、「離職しない＝定着する人材」をターゲットに据えた、採用戦略の立案・実行も行っているため、従業員の定着化や離職防止を考えている方は、お気軽にご相談ください。

◆ まとめ

従業員サーベイは従業員の理想と会社の現実の差を把握して、人事評価や就業規則、職場環境を改善するために行います。職場の問題点を把握して改善していけば、従業員の満足度が上がり定着率を高めていけるでしょう。

近年、従業員サーベイが行われるようになってきた理由は、サーベイツールの登場です。サーベイツールを利用すれば、アンケート調査表の作成やデータ分析が簡単に行えるため、従業員サーベイが行われるようになりました。

組織の活性化や生産性向上には従業員満足度は欠かせません。この記事では、従業員サーベイのやり方をご紹介したため、ぜひ、これを機会に取り組んでみてください。

<参考>
https://exit-interview.biz/
https://www.aspicjapan.org/asu/article/11280
https://prtimes.jp/magazine/survey/#
https://www.hrbrain.jp/media/human-resources-management/emplyee-survey-basic