Exit interviewエグジットインタビュー

「退職面談を行ってみたいけれど、従業員に面倒くさいと思われないだろうか…」「退職面談を行う理由について何と説明すればよいのだろうか…」と悩んでいませんか？

今回は退職面談を行う理由をご紹介します。この記事を読めば、従業員に退職面談の意義を説明できるようになり、協力してもらえるようになるため参考にしてみてください。

 

退職面談を行う8つの理由

退職面談を行う理由は企業によって異なりますが、主に8つの理由があります。

円満退職

退職面談で企業と従業員がコミュニケーションを取ることで円満退職が実現しやすくなります。例えば、従業員の貢献を具体的なエピソードを交えて評価し、感謝の気持ちを伝えるだけでも良好な関係を保つことができます。

どのような部分が素晴らしかったかを伝えることで、退職者は自信が持てるようになり、次の転職先でも活躍できることでしょう。

退職後も円満な関係を保つことができれば、転職先が新規取引先になるなど、ビジネス機会に恵まれやすくなります。

引き止め

優秀な従業員を引き止めるために、退職面談を行う企業が増えてきています。退職面談で、従業員が退職に至った背景を聞き取り、後日、職場環境の改善案や条件提示をして残留を検討してもらいます。

会社にとって必要不可欠な従業員の退職を防ぐために、退職面談は有効な手段と認知され始めてきました。

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下記の記事で、優秀な社員を引き止める方法をご紹介しています。
・退職面談における引き止め方は？条件提示の方法やタイミングを解説

離職対策

退職面談は、社員が退職を決断した背景を知る貴重な機会です。

退職の原因を洗い出して、職場を改善することで離職者数を減らすことができます

。
例えば、業務量が多くてプライベートの時間が確保できない場合、その問題を放置すると連鎖退職が起こってしまいかねません。

特に大企業では、人事部門が各拠点の問題を把握しきれないケースが多いため、退職面談でフィードバックをもらうことをおすすめします。

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下記の記事で、離職防止施策の打ち方をご紹介しています。
・離職防止施策の打ち方！的外れな施策にならない正しい手順を解説

採用強化

退職面談は、採用活動にも有効に活用できます。退職者が評価してくれた箇所は、採用に活かすことができます。

例えば「職場の人には恵まれた」「本当に良い人ばかりだった」と評価された場合は、求人広告に一緒に働くメンバーを紹介することで、採用ミスマッチを防ぎ定着させられるようになるでしょう。

また、どのような価値観を持った人が退職に至るのか傾向を把握しておくことで、本当に自社に合った人材を採用しやすくなります。

アルムナイネットワーク構築

円満退職すれば、退職後も良好な関係を保ち続けられるとお伝えしましたが、近年アルムナイネットワークを構築する企業が増えています。

アルムナイネットワークとは、企業と現役社員、OBが交流を深めるためのコミュニティです。

コミュニティで交流することで、再雇用やビジネスチャンスに繋げようと試みる企業が増えてきています。

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下記の記事で、アルムナイについて詳しく解説しています。
・アルムナイとは？企業がアルムナイと繋がるメリット・デメリット

風評被害の抑制

円満退職を目指すことで風評被害を防ぐことができます。

例えば、退職者に対して、会社に貢献してくれたことへの感謝を伝えるだけでも、相手の不満や怒りを抑えることができます。

また、職場の不満を聞き出せた際に誠意を持ってお詫びを伝えれば、わだかまりを解消できるでしょう。このように話し合いを通じて、風評被害を抑制することができます。

オープンな社風の醸成

退職面談で職場の不満を聞き出して改善していくと、従業員の声を聞いて反映する企業だと認識されるようになります。

退職面談に限らず、プロジェクト会議や人事評価の面談で従業員の声を拾い上げていけば「従業員の声を聞いてくれる会社だ」と、さまざまな意見が聞けるようになります。そのため、オープンな社風の醸成として、退職面談はおすすめです。

移行支援プログラムの提供

専門業者の支援を受ける必要はありますが、退職面談を通じて移行支援プログラムを提供することができます。移行支援プログラムは、業績不振や組織再編の際に実施され、転職活動サポート、教育プログラムなどが含まれているケースが多いです。

あらかじめ、移行支援プログラムを提供していると述べておけば、業績不振などの状況に陥っても従業員の支援を惜しまない姿勢を示せます。

この取り組みは企業のブランド価値を高め、従業員の忠誠心を保つだけでなく、外部からの企業評価を向上させるための有力な手段ともなります。

無意味な退職面談にしない4つのコツ

退職面談の目的を理解し、無意味な面談はしないようにしましょう。

無意味な面談を実施すると、従業員から「退職面談なんて面倒くさい」と反感を買ってしまう恐れがあります。そのため、無意味な退職面談にしないコツを押さえておきましょう。

退職理由の本音を聞く

退職面談では、退職を決断した理由を本音で語ってもらうことが大切です。職場に対する不満や期待とのギャップなど何が原因だったかを洗い出しましょう。

企業側の問題を明確にできれば、今後の組織改善や人事戦略に役立てることができます。

本音を引き出すには、リラックスした雰囲気を作ることが大切です。リラックスした雰囲気を作り、入社から退職に至るまでを一緒に振り返り、どこに問題があったかを洗い出していきましょう。

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下記の記事で、退職面談で本音を聞き出す方法をご紹介しています。
・会社の面談で本音を話せる人は16.6%！原因と解決方法を紹介

企業側に原因がある場合は改善する

企業側に問題がある場合は、迅速な対応が求められます。

退職面談で職場の問題を特定できたにも関わらず対応が遅れると、他の従業員にも悪影響を与えて連鎖退職が起きてしまいかねません。そのため、職場の問題は速やかに解決しましょう。その上で大切なことは、原因を特定することです。

例えば、待遇が低いことへの不満でも「上司が昇進・昇格の機会を与えない」「上司が不平等な評価をしていた」などの背景があれば、待遇改定よりも上司の教育をすべきことがわかります。

このように、原因を特定した上で職場改善することが重要です。そのため、社内に組織改善を得意とする人がいない場合は、外部のコンサルタントと一緒に問題を解決していくことをおすすめします。

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下記の記事で、おすすめの人事コンサルティング会社をご紹介しています。
・人事コンサルティング会社おすすめ8選！人材採用や育成など目的別に紹介

退職面談の数日後に引き止めを行う

会社に貢献してくれた従業員を引き止めるために、退職面談を行いますが、面談中に引き止めるのはやめましょう。

なぜなら、退職者側はその場しのぎの約束をされたと感じてしまうためです。そのため、退職に至った背景を聞き出せた後、どのように職場改善すれば良いかを検討して具体策に落とし込みましょう。

そして後日「いつまでに」「どのようにして」「誰が」「問題を解決するのか」を伝えて、従業員に残留を検討してもらってください。

退職を引き止めても叶わないこともあるかと思いますが、そのような場合は、温かな気持ちで見送ってあげるようにしましょう。

退職者の転職サポートを行う

退職面談はwin-winの関係を築くことが大切です。退職者に転職状況を聞いて、必要に応じて転職支援を行ってあげると喜ばれます。

推薦文を書いてあげたり、退職者の優れた点を伝えてあげたりすると転職活動を手助けすることができるでしょう。また、専門業者の力を借りる必要がありますが、転職活動支援などもおすすめです。

まとめ

企業によって異なりますが、退職面談を行う理由は8つあります。

• 円満退職
• 引き止め
• 離職対策
• 採用強化
• アルムナイネットワーク構築
• 風評被害の抑制
• オープンな社風の醸成
• 移行支援プログラムの支援

企業にも従業員にも双方にとってメリットがある退職面談を行えば「退職面談なんて面倒くさい」と思われずに済みます。そのため、退職面談を導入する前に、なぜ面談を行うのか説明してみてください。

エグジットインタビューいっとは、退職面談の代行サービス＆内製化支援を行っている会社です。退職面談を始めたいけれど、どのように行えばよいかわからない方は、ぜひお気軽にご相談ください。弊社のサービス資料は下記よりダウンロードできます。