ホンネインタビューシステム
退職者の本音を聞き出せば、職場環境や人事評価の見直しができます。働きやすい労働環境を整備するために、退職者の本音を聞き出して、職場環境を改善していく必要があるのです。そこで、活用したい手法が「退職アンケート」です。
今回は、退職アンケートを実施する方法をご紹介します。この記事では、調査する上で役立つアンケート用紙のサンプルを用意しました。ぜひ、退職アンケートの実施を検討している人事担当者は、この記事を参考にしてみてください。
目次
◆ 退職アンケートとは
退職アンケートとは、退職者に対して退職に至った経緯を聞くことをいいます。米国では「Excit Survey（エグジットサーベイ）」と呼ばれています。オンライン上でアンケートを行うため、退職者が本音で回答しやすい調査方法です。
・ 退職アンケートの目的
退職アンケートの目的は職場環境の見直しをして、離職の防止や採用ミスマッチの防止に活かすことです。会社の定着率を上げるために、さまざまな施策をしても、従業員が会社に求めている施策ではないと費用対効果は得られません。そのため、退職者に退職理由を聞いて、職場を改善していく必要があるのです。
日本は少子高齢化社会で、労働者不足は深刻な問題となってきています。求人を出しても人材が採用しにくくなっているため、離職防止や採用ミスマッチの防止に努め、定着率を上げていく必要性に迫られているのです。
・ 退職アンケートの流れ
退職アンケートは、以下の手順で行います。
1．ルールを決めておく
2．システムを導入する
3．質問項目を選定する
4．対象社員にアンケートのURLを送付する
5．アンケートの回答結果を分析する
システムの導入は、離職率が高く従業員数が多い企業におすすめです。離職率が低く従業員数が少ない企業は、アンケート用紙を用意するだけで問題ないでしょう。調査を行うときは、費用対効果が感じられる方法を選ぶことが大切です。
・ 補足：退職アンケートと退職面談を比較
退職面談について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『退職面談のやり方とは？面談を実施する前に役立つ知識を紹介！』
◆ 退職アンケートのメリット
退職アンケートのメリットは、以下の通りです。
・ 気軽に調査できる
退職アンケートは、退職面談と比較するとコストが安く抑えられます。その理由は、アンケート用紙を送付して回答してもらうだけで済むためです。
退職面談を実施する場合は、上司や人事担当者、退職者のスケジュール調整をしなければいけません。そのため、通常業務が止まってしまいます。その一方で、退職アンケートであれば、空いた時間に回答してもらうだけで済みます。
・ 退職者の本音が聞きやすい
退職アンケートは退職者の本音が聞きやすいです。なぜなら、オンライン上で調査が行えるためです。
退職面談だと「円満に退職をしたいから本音は言えない」「お世話になった会社に対して不満は言いづらい」という心理が働くため本音が言いづらくなります。
その一方、退職アンケートは非対面で行えるため、本音が言いやすくなります。そのため、退職者の本音を聞きたい場合に有効な手段なのです。
・ 退職理由を分析できる
退職アンケートを活用すれば、退職理由を分析できます。その理由は、退職希望者に同じ質問をすることによって、データが蓄積されていくためです。
・退職者は、どのような箇所に不満を持っていたのか？
・部署毎の離職原因に違いはあるのだろうか？
・どのような性格の人が退職しているのか？
このようにデータ分析すれば、職場が抱えている問題点を見つけていけます。
◆ 退職アンケートのデメリット
退職アンケートには、デメリットもあります。
・ 本音を引き出せない可能性がある
退職アンケートは気軽に行えますが、退職者が協力してくれないこともあるので注意してください。会社を退職するには、何かしらの不満を抱えておりネガティブな気持ちになっている場合が多いです。このようなネガティブな気持ちを抱えていると、退職アンケートに協力してもらえなくなります。
・ 1人1人に合わせた質問ができない
退職アンケートは1人1人に合わせた質問ができません。その理由は、退職希望者に同じアンケートを行うためです。
退職面談であれば、上司や同僚から退職理由を聞いて、面談前に質問内容を決めていくことができます。そのため、退職に至った経緯の深堀りができます。しかし、退職アンケートだと深堀りはできません。1人1人に合わせた質問ができず、浅いレベルの回答しか得られないことがデメリットです。
・ 今後の関係構築が難しい
退職アンケートは事務的作業で進められていきます。そのため、退職者と良好な関係を築きたくても構築が難しいです。退職面談であれば、対面で退職後も良好な関係を築いていきたいと伝えられます。
近頃はアルムナイ採用に注目が集まっており、退職者とも良好な関係を築くことに注力している企業が増えてきました。人事担当者が、退職面談でアルムナイ採用について説明する機会が増えています。
しかし、退職アンケートは非対面で事務手続きに近いので、退職面談のような関係構築ができません。
◆ 退職アンケートを行うときのポイント
退職アンケートを行うときは、回答してもらえるような工夫が必要になります。一体、どのような工夫をすれば良いのでしょうか？ここでは、退職アンケートを行うときのポイントをご紹介します。
・ 選択形式のアンケートにする
退職アンケートの回答方法は選択形式にしましょう。その理由は、選択形式のアンケートだと回答しやすくなるためです。
また、定量分析がしやすく、職場の改善点が把握しやすくなります。自由記述形式にすると、回答に時間がかかり、退職者の負担になります。
退職者の気持ちを把握する手段としては最適ですが、さまざまな回答があるためデータとして扱いにくいです。そのため、選択形式を選びましょう。
・ 類似の質問を並べない
退職アンケートでは、類似の質問を並べないようにしましょう。その理由は、質問内容に偏りが出てしまうと、職場の問題点が把握しづらくなるためです。そのため、「待遇」「人事評価」「職場の人間関係」「キャリア支援」「労働環境」など、幅広い内容を質問に盛り込むようにしましょう。
・ 質問項目を絞り込む
退職アンケートの質問項目は、回答者の負担にならないように絞り込みましょう。5分から10分で回答できるボリュームに抑えておくことで、回答してもらいやすくなります。
質問項目が多いと回答者の集中力が散漫して、誠実に回答してもらえなくなる恐れがあります。そのため、質問内容を決めるときは、項目を絞り込みましょう。
・ Ａ／Ｂテストを実施する
退職アンケートはA/Bテストを実施して、定期的に質問内容や順番を見直すようにしましょう。その理由は、工夫するだけで回答率が変わるためです。
選択形式と自由記述形式のどちらの回答率が良いか検証して、高い精度が出る方を採用していきます。このようにA/Bテストを実施して、退職アンケートをブラッシュアップしていきましょう。
・ ルールを設定する
退職アンケートの回答率を上げるためには、ルールを設けておきましょう。その理由は、退職者が不安を抱きながらアンケートに回答しても、精度の高い回答が得られないためです。
退職アンケートのルールとして、以下のような内容を設定しておくと安心して回答してもらえます。
【ルール】
・退職アンケートの目的を説明する
・人事担当者のみ、アンケート結果が閲覧できるようにする
・匿名性で回答できるようにする
◆ 退職アンケート用紙の見本
退職アンケート用紙のサンプルをご用意したのでご利用ください。
◆ まとめ
今回は退職アンケートの実施方法をご紹介しました。退職アンケートは質問内容を決めるだけでなく、退職者が回答しやすいように工夫しなければいけません。この記事では、退職アンケートの回答率を上げるためのポイントまで解説しています。ぜひ、これを機会に退職アンケートを実施して、職場改善をしてみてください。
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