ホンネインタビューシステム
「オフボーディング」という言葉をご存知でしょうか？従業員が会社を退職する際に、円満に送り出すための取り組みです。近年、退職者と円満な関係を築くためにオフボーディングに取り組む企業が増えてきました。
そこで、今回はオフボーディングについて詳しく解説します。この記事では、オフボーディングの実践方法までご紹介しているため、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オフボーディングとは
オフボーディングとは、従業員が会社を辞めるときに円満退職できるようにサポートすることです。
退職面談を実施して、退職理由や転職活動状況をヒアリングした上で可能な限りサポートしていきます。また、退職の意志表示から退職までスムーズに物事が運ぶように、退職手続きや引継ぎ業務を円滑に進めていきます。
オンボーディングとの違い
オフボーディングとオンボーディングの違いは「目的」と「実施時期」です。
オンボーディングは、新入社員が職場に馴染んで仕事しやすくするための取組みをいいます。業務を覚えるためのOJTや、業務上の悩みを先輩に相談できるメンター制度などを導入して、新入社員の定着を図ります。つまり、新入社員の定着を目的として入社時に行う取り組みです。
一方で、オフボーディングは、円満退職できるようにサポートする取り組みをいいます。つまり、円満退職を目的として退職時に行う取り組みです。
オフボーディングが注目される理由
終身雇用制度で一社に働き続けることが当たり前の時代では、退職者＝裏切者と扱われていましたが、近年オフボーディングに取り組む企業が増えてきました。オフボーディングが注目される理由は3つあります。
雇用の流動性
終身雇用制度が崩れ始めて、人々のキャリアに対する意識も多様化し、転職が身近なものとなり雇用の流動性が高まりました。
雇用の流動性が高まる中で、退職者との関係性を良好に保ち、企業に対してポジティブな印象を持ってもらうためにオフボーディングが注目され始めました。
企業に対してポジティブな印象を持ってもらえば、退職後にネガティブな口コミを投稿されずに済みます。また、退職者と連絡を取り合える関係でいれば、再雇用や副業人材として働いてもらうこともできるでしょう。
雇用の流動性が高まる現代において、オフボーディングは企業にとって欠かせない取り組みとなっています。
SNSの普及
SNSの普及により、個人が自由に情報を発信できるようになりました。
退職時に不快な思いをした場合、SNSへ悪い評判が書かれてしまう恐れがあります。このようなネガティブな情報が拡散されてしまうと、企業イメージが低下して採用活動やビジネス機会、既存社員のエンゲージメント低下に悪影響を及ぼす恐れがあります。
従来は退職時に問題が発生しても外部に情報が漏れることはありませんでした。しかし、SNSの普及による、外部に情報が漏れやすくなりました。そのため、オフボーディングにより退職する社員の満足度を高め、SNSでのネガティブな発言を防ぐ取り組みが注目されています。
アルムナイ活用の浸透
近年、企業でアルムナイ活用が浸透してきています。アルムナイを副業人材として採用したり、ビジネス協業先にしたりという動きが活発化してきています。
自社で働いた経験のあるアルムナイは、企業文化や仕事内容を熟知しており、それらの知見を活かしながら協力してもらえることがメリットです。
しかし、アルムナイから協力を得るためには良好な関係が欠かせません。つまり、アルムナイ活用の浸透と共にオフボーディングが注目を浴びてきました。
企業が退職者(アルムナイ)と繋がるメリットについて詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『アルムナイとは？企業がアルムナイと繋がるメリット・デメリット』
オフボーディングに取り組むメリット
オフボーディングに取り組むと5つメリットが得られます。
口コミ対策ができる
退職する従業員が会社に対して不満を抱いている場合、SNSでネガティブな投稿がされてしまう恐れがあります。SNSでネガティブな投稿がされると企業イメージが低下して採用活動が上手くいかなくなるでしょう。
しかし、オフボーディングに取り組んで、退職者を可能な限りサポートしてあげることでこのような事態を防ぐことができます。円満退職できれば、ネガティブな口コミを書かれるリスクを抑えられます。
アルムナイネットワークを構築できる
退職する従業員と円満な関係を築くことができれば、アルムナイネットワークに登録してもらえるようになります。アルムナイネットワークとはアルムナイと企業が連絡をしあう場です。
アルムナイは、自社製品やサービスに対する深い理解を持っているため、新たな視点からのアドバイスや新規顧客の紹介など、企業の成長に貢献してくれることがあります。
退職理由が起業・フリーランスへの転身の場合は、や業務委託などで新しい関係を築けるかもしれません。このようなビジネス機会を得られるため、アルムナイネットワークを立ち上げる企業が増えてきました。
職場改善ができる
オフボーディングを行い、退職する従業員から退職理由を聞くことで、職場環境に潜む問題点を発見することができます。
職場環境の改善には、在籍中の従業員の満足度にも繋がるものです。退職する従業員から退職理由を聞いて、働きやすい職場に改善すれば離職率を低下させることができます。
業務の引継ぎをしてもらえる
オフボーディングを通じて、企業が自分に対して配慮してくれていることを実感できれば、会社への貢献意欲が高まります。
気持ちよく会社を辞めたいという心理が働き、後任者の育成に積極的に協力しようという意欲につながるのです。そのため、業務の引継ぎを入念にしてもらえるようになります。
企業ブランディングに繋げられる
オフボーディングに取り組めば、従業員一人ひとりを大切にするという企業文化を醸成することで、企業のブランドイメージを向上させることができます。企業の評判が良くなれば、求人活動が円滑に進み、優秀な人材の採用に繋がります。
オフボーディングのやり方
オフボーディングは5STEPで行います。
- 退職面談を実施する
- 面談中に退職を引き止める
- 面談で従業員の意志を尊重する
- 退職者の送別会を実施する
- 退職事務手続きを行う
ここでは、それぞれの手順について解説します。
退職面談を実施する
まずは、従業員から退職の意志表示をされたら退職面談を実施します。
退職面談の目的は3つです。
- 退職理由を把握して退職を引き止めることができないか考えること
- 社員の転職活動の状況を聞いてサポートすること
- 会社の不満をフィードバックしてもらい職場改善すること
これらの目的を達成するためには、従業員に本音を話してもらう必要があります。そのため、退職面談時はリラックスできる場所で行い、面談する人は共感と傾聴を意識して話を聞くようにしましょう。
退職面談の実施方法を詳しく知りたい方は、下記の記事をお読みください。
関連記事：『人事担当者向け退職面談のやり方！職場改善に役立つ本音の引き出し方』
面談中に退職を引き止める
退職理由を把握して、従業員の不満を解消すれば残ってもらえそうな場合は、退職を引き止めます。会社にとって不可欠なスキルや経験を持つ従業員が退職してしまうと大きな損失になるため、退職を引き止めることは悪いことではありません。
しかし、強引に退職を引き止めてしまうと従業員の不満を増幅させてしまいます。そのため、退職理由を聞いて退職の決意が固い場合は、従業員の意志を尊重してあげるようにしましょう。
面談で従業員の意志を尊重する
退職の引き止めが難しい場合は、従業員の意志を尊重します。従業員がどのような形で会社を去りたいのかを聞いて、可能な限りサポートしてあげます。
例えば、どのような流れで退職すべきかわからずに悩んでいる従業員に対しては、退職に必要な手続きをスムーズに行えるようにサポートしてあげましょう。
また、転職活動中で推薦文を希望する従業員に対しては、協力してあげるとよいでしょう。退職面談の最後に、上司との最後の挨拶の機会を設けます。
退職者の送別会を実施する
退職する従業員の同意を得た上で、退職者の送別会を実施します。送別会は退職する従業員への感謝を伝える良い機会です。レストランを予約して食事をしたり、記念品やメッセージカードを贈ったりしましょう。
同僚からのメッセージ動画を上映するなど工夫すると、コミュニケーションが深まり、退職者と良好な人間関係を築きやすくなります。
退職手続きを行う
退職日に円満退職できるように、退職手続きを行いましょう。
雇用契約を正式に解除するため、退職する従業員に貸していた備品を返却してもらいます。会社側は給与や賞与を精算して支払い、健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届を渡してあげましょう。
健康保険・厚生年金被保険者資格喪失届は転職先に提出するものなので、必ず渡してあげてください。
オフボーディングを行う際のポイント
オフボーディングを行う際のポイントは3つあります。
退職することを否定しない
退職を決意した従業員の気持ちは受け止めて、否定的な態度を取らないようにしましょう。退職理由を聞いて共感の姿勢を示すことで、従業員も安心して会社を退職できるようになります。
退職を決めたことを責めたり、会社への不満を否定したりするような言動は厳禁です。ネガティブな気持ちにさせないように、相手の意志を尊重してあげましょう。
転職を最大限サポートする
退職を決意した従業員が、次のキャリアにステップアップできるように最大限のサポートをしてあげましょう。例えば、転職活動中の従業員が希望する場合、推薦状を発行し転職活動が上手くいくようにサポートしてあげると喜ばれます。
また、社内ネットワークを活用して転職先を紹介してあげるのもおすすめです。退職を決意した従業員に、可能な限りのサポートをしてあげることで、良好な関係を構築できます。
普段から面談する習慣をつくる
退職の意志表示があった場合のみに面談を設けても、従業員から本音は聞けません。従業員から本音を聞きたい場合は、普段から面談する習慣づくりをしておきましょう。定期的に1on1面談を実施するなど、コミュニケーション機会を設けることで本音を聞きやすくなります。
まとめ
オフボーディングとは、従業員が会社を辞めるときに円満退職できるようにサポートすることをいいます。雇用の流動性が高まり、退職者を社外人的資源と捉える動きが出てきたことからオフボーディングが注目を浴びるようになりました。
この記事では、オフボーディングの実践方法をご紹介しました。この記事を参考にしながら、ぜひ取り組んでみてください。
イグジットインタビューいっとは「アンケートシステム」と「面談代行サービス」を提供しています。従業員の本音を聞くためのサービスを提供しているため、ご興味がある方は、ぜひ下記よりサービス資料をお問い合わせください。
