Exit interviewエグジットインタビュー

今回は参加率が高い社内イベントを運営するコツをご紹介します。従業員が楽しみながら参加できる社内イベントの運営に成功している企業事例を紹介しています。この記事を読めば、社内イベントの運営方法が理解できるため、ぜひ参考にしてみてください。

＜はじめに＞
社内の人間関係が良好だと、会社に対する帰属意識が高まり一体感が生まれます。その結果、従業員の仕事に対するモチベーションが上がり、生産性を上げたり離職率を下げたりできます。

このような効果を得るためには、社内イベントが効果的です。しかし、どのように社内イベントを開催するかで参加者の満足度が変わります。また、効果の度合いも変わってくるでしょう。そのため、社内イベントの成功事例から開催するコツを学んでおきましょう。

今回は、社内イベントの開催方法について詳しく解説します。

◆ 社内イベントの成功事例

社内イベントの運用方法を知るために、最初に成功事例を見ておきましょう。まずは、社内イベントの成功事例をご紹介します。

・ PwCコンサルティング

（出典元：PwCコンサルティング合同会社　
　延べ8,800名が参加した実証実験「社内メタバースイベント」から見えた可能性）

PwCコンサルティング合同会社は、世界157カ国742拠点を構える世界最大級のコンサルティング会社です。同社は、2022年6月末に社内イベントをメタバース空間で開催しました。

社内イベントの目的は、3カ年計画の社内浸透とメタバースのビジネス活用の検証です。また、コミュニケーションエリアでは「メタバース」「ウェブ3.0」のテーマごとにトークルームを設けて、従業員同士のコミュニケーション活性化を図りました。

同イベントに参加をした従業員から「メタバース空間で有識者の話が聞けて、ビジネスに対する視野が広がった」「メタバース空間を体験できてワクワクした」と社内イベントは大好評。

同社は社内イベントを開催するために、3,000台の仮想ゴーグルを用意したことでも大きな話題を集めました。

・ トヨタ自動車

(出典元：トヨタイムズ　4500人が全力疾走　たすきをつなぐトヨタ社内駅伝)
日本最大手の自動車メーカーであるトヨタ自動車株式会社は、毎年12月に社内イベントで「社内駅伝大会」を開催しています。2020年度の社内駅伝大会では、566チーム、4500人のランナーが参加しました。また、駅伝会場の沿道から家族が声援を送っており、35,000人が来場しました。

社内駅伝大会では優勝を目指すチームがあれば、完走が目標のチームもあるなど、各チームの想いが尊重されています。そのため、ランナー選手や応援団、運営者の全ての人達が盛り上がれて楽しめるイベントになっているのです。

多くの人が参加をして、一体感を分かち合える社内駅伝は、部署を超えた人との繋がりを強化するイベントとして行われています。

・ ネクステージ

(出典元：ネクステージグループホールディングス 社内イベントBBQ)
自動車の販売会社である株式会社ネクステージでは、社内イベントでBBQを開催しています。イベントのテーマ「Tale with all」を掲げており、全員がチームに所属して出店するようにしました。

店舗で販売した商品数で勝負をして、イベント最後には優勝チームが発表されます。このような仕組みで、従業員と家族が作って、食べて、遊べて、走り回り盛り上がる社内イベントを開催することができました。皆でコミュニケーションを取り、絆が深まるBBQになりました。

◆ 社内イベントの参加率を上げる方法

社内イベントの成功事例を紹介しましたが、従業員の参加率を上げるために以下のような工夫がされています。

1.参加する意義があるイベントを計画する
2.業務時間中に実施する
3.参加者は手ぶらで参加できるようにする

それぞれの工夫の仕方について詳しく解説していきます。

・ 参加する意義があるイベントを計画する

社内イベントは参加する意義があるものを計画しましょう。一般的に従業員同士が交流して仲を深める場としてイベントが開催されます。

しかし、社内イベントの意義は、それだけではありません。会社の事業計画を社内浸透させたり、ビジネスに取り入れる技術の検証をしてみたりなど、さまざまな意義を持たせられます。

具体例では、メタバース空間での社内イベントの開催があります。メタバース空間がビジネスに、どのように活用できるか検証することで、参加者のスキルアップができるのです。このように、参加する意義があるイベントを計画することで、従業員も意欲的に参加してくれるようになります。

・ 参加者が手ぶらで参加できるようにする

社内イベントの参加率を上げるために、参加者が手ぶらで参加できるようにしておきましょう。その理由は、手ぶらで参加できないと負担がかかり、社内イベントの参加率が落ちてしまうためです。

このような背景により、社内イベントで「手ぶらバーベキュー」が人気を集めています。手ぶらバーベキューは、河川敷や公園に出向いて機材を設置したり、食材を購入して調理したりと大変なイメージがあると思いますが、これらの問題を解決するのが「手ぶらバーベキュー」です。

店舗側が全て提供してくれるため、参加者は手ぶらで気軽に参加できます。このように、参加しやすい社内イベントを開催することが、参加率を上げるために重要です。

・ 参加者が楽しめるイベントを企画する

社内イベントは参加者に楽しい時間を過ごしてもらうことで、コミュニケーションが活発になります。そのため、盛り上がるようなイベントを企画しましょう。

具体例として、BBQでチーム対抗戦で商品販売数を競い合い、優勝チームには豪華景品が当たるような仕組みを作るなどが挙げられます。このようにゲーム感覚で参加できる社内イベントを企画すると、社内イベントの参加率、満足度が上げられます。

◆ 社内イベントの種類

社内イベントを成功させるコツを押さえたら、企画をしていきましょう。社内イベントの種類は、以下のように分類できます。ぜひ、興味のある社内イベントを企画してみてください。

◆ 社内イベントの運営方法

社内イベントを成功させるためには、運営方法を把握しておくことも大切です。社内イベントの運営方法は以下の通りです。

［社内イベントの運営方法］

1.目的を明確にする
2.イベント運営メンバーを決める
3.企画書を作成する
4.施設を予約する
5.社内広報を行う
6.イベントを振り返る

ここでは、社内イベントの運営方法について詳しく解説します。

・ 目的を明確にする

まずは、社内イベントを開催する目的を設定します。なぜなら、社内イベントを開催する目的を設定すれば、一貫性のあるイベント企画ができるためです。社内イベントの目的は主に3つに分類できます。

［社内イベントの目的］

1.従業員同士のコミュニケーションの促進
2.従業員のモチベーション向上
3.企業理念の浸透

企業が抱えている課題は何かを捉えて、解決するための社内イベントを開催できるようにしましょう。

・ イベント運営メンバーを決める

次に社内イベントを運営するためのメンバーを決めていきます。イベント運営メンバーを決める場合は、「部署」「社歴」「年齢」などバラバラのメンバーを選ぶようにしましょう。その理由は、さまざまなメンバーがイベント運営に携われば、異なる意見が出やすくなるためです。

参加者が満足できる社内イベントを運営するためにも、多くの意見が出るようなチームを結成しましょう。

・ 企画書を作成する

社内イベント運営メンバーを決めたら、企画書を作成していきます。「社内イベントの目的を達成できる企画は何か？」「社内イベントのスケジュールは？」などを議論して企画書を作成してください。企画書には、以下の内容をまとめておくと良いです。

［企画書の内容］

1.社内イベントの内容
2.スケジュール
3.当日の段取り
4.社内イベントの開催場所
5.社内イベントに必要な備品
6.参加者への案内と告知

・ 施設を予約する

社内イベントの企画書が作成できたら、施設の予約や備品の手配をします。施設は、収容人数や予約可能な日時を比較して選ぶようにしましょう。

また、第一候補の施設に不備が見つかった場合にリスクヘッジするため、第二候補の施設にも問い合わせしておくと安心です。

マイクやスクリーンの備品は、自社で用意すると大変です。そのため、社内イベント専門会社に相談してみると良いでしょう。設備の手配を全てお任せできて便利です。

・ 社内広報を行う

社内イベントを開催する準備ができたら、社内広報で告知します。社内広報は1度ではなく、複数回に分けて行うようにしましょう。その理由は、1度の告知だけで周知することが難しいためです。

また、社内イベントに参加できるか都合が分からない従業員もいるでしょう。このような方が社内イベントの参加を検討できるように、複数回に分けて社内イベントを告知してください。

・ 社内イベントを振り返る

社内イベントを開催したら効果が見込めたのか振り返りましょう。社内イベントを開催するには、コストがかかります。そのため、費用対効果が得られたかを効果検証することが大切です。

具体的な方法として、サーベイツールを導入してイベントの前後で従業員の仕事に対する意欲が上がったかどうかを検証する方法がおすすめです。どのような社内イベントを運営すれば、効果が出るかは各社で異なります。そのため、社内イベントを実施したら振り返るようにしましょう。

◆ まとめ

今回は、社内イベントを開催するコツをご紹介しました。参加者に満足をしてもらえるイベントであり、企業の課題を解決できるイベントを開催しましょう。この記事では、社内イベントの運営方法まで解説したため、この記事を参考にしながら企画、運営をしてみてください。

いっとは、第三者の専門家がお客様に代わって、従業員の “4つのホンネ” をヒアリングするサービスを提供しています。「社内のコミュニケーションが上手くいっていない」「イベントの効果を振り返るためにサーベイツールを導入したい」…とお考えでしたら、ぜひ『いっと』をご活用くださいませ。

ホンネインタビューシステム『いっと』

https://www.pwc.com/jp/ja/knowledge/thoughtleadership/metaverse-event.html
https://prtimes.jp/magazine/in-house-event/#
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000053.000041291.html
https://toyotatimes.jp/spotlights/050.html
https://japan.zdnet.com/article/35189926/#:~:text=PwC%E3%82%B3%E3%83%B3%E3%82%B5%E3%83%AB%E3%83%86%E3%82%A3%E3%83%B3%E3%82%B0%E3%81%AF6%E6%9C%88,%E6%A4%9C%E8%A8%BC%E3%82%92%E7%9B%AE%E7%9A%84%E3%81%A8%E3%81%97%E3%81%A6%E3%81%84%E3%82%8B%E3%80%82
https://toyotatimes.jp/spotlights/050.html
https://catering-season.com/3183
https://www.pasona-pbs.co.jp/column/other/companyevents.html