ホンネインタビューシステム
日本は少子高齢化を迎えており労働者不足が深刻化してきています。従業員が離職しないように、従業員のキャリア形成を支援したり、従業員の健康管理をしたりする必要があります。そのために「1on1ミーティング」に取り組む企業が増えているのです。
1on1ミーティングに取り組むと、どのような効果が期待できるのでしょうか？1on1ミーティングにどのように取り組むべきなのでしょうか？今回は、1on1ミーティングの手順をご紹介します。
目次
◆ 1on1ミーティングとは
1on1ミーティングとは、上司と部下が1対1で行うミーティングをいいます。なぜ、1on1ミーティングを実施するのでしょうか？まずは、1on1ミーティングの目的や求められている背景について解説します。
・ 1on1ミーティングの目的
1on1ミーティングの目的は、上司と部下の信頼関係を構築してチームのパフォーマンスを上げることです。ザイアンスの法則によると、相手と接触回数が増えるほど信頼関係が深まると言われています。上司と部下の信頼関係を築くためにミーティングを実施します。
近頃は、新型コロナウイルス感染拡大によりリモートワークを導入する企業が増えており、上司と部下が接触する機会が減りました。この問題を1on1ミーティングで解決しようとする企業も多いです。
また、部下のキャリア支援を実施したり、メンタル不調に陥っていないか健康管理したりする目的でも実施されます。
・ 1on1ミーティングの特徴
1on1ミーティングには、以下のようなメリット・デメリットがあります。特徴を理解した上で、1on1ミーティングに取り組むようにしましょう。
・ 1on1ミーティングと面談の違い
1on1ミーティングと面談の違いは、実施頻度と目的です。
1on1ミーティングは、上司と部下の信頼関係の構築や部下のキャリア形成の支援、従業員の健康管理のために実施します。週1回（または隔週）30分程度の面談を設けて、上司と部下が意見を出し合い、業務上の不安や要望を共有していきます。
その一方で、面談は従業員の人事評価など一方通行型で情報を伝えるために実施するものです。人事評価であれば、半年や1年に1回など実施頻度は多くありません。このように「実施頻度」と「目的」が、1on1ミーティングと面談の違いとなります。
◆ 1on1ミーティングの手順
1on1ミーティングの特徴を把握した上で、取り組むようにしましょう。1on1ミーティングの手順は以下の通りです。
1.事前準備を行う
2.日程調整を行う
3.1on1ミーティングを実施する
4.次回のミーティングの日程を決める
ここでは、それぞれの手順について詳しく解説していきます。
1.事前準備を行う
1on1ミーティングを実施する前に、以下のような事前準備を行ってください。事前準備を行うことで、1on1ミーティングが有意義なものになります。
［人事担当者］
・1on1ミーティングの目的を明確にして従業員に協力を仰ぐ
・上司側のマネジメント経験を把握して、必要に応じて研修を受けさせる
・1on1ミーティングを実施する環境を整備する
・1on1ミーティングを実施する上でのルールを設ける
［上司］
・部下の仕事の年間目標を決めておく
・1o1ミーティングで話す内容を共有しておく
［部下］
・自分自身のキャリアパスを描いてみる
2.日程調整を行う
1on1ミーティングの日程調整を行う場合は、スケジュール共有ツールを使用しましょう。その理由は、日程調整した後に面談日を忘れてしまうなどのミスが起きてしまう恐れがあるためです。
上司がミスを起こすと、部下からの信頼が下がります。複数の部下を抱えるとスケジュール管理は大変です。そのため、ツールを使用して調整するようにしましょう。日程調整する際は、以下の内容も書いておくと抜け落ちがなくなります。
［日程調整のメモ内容］
・参加者
・会議の日時
・会議の場所
・会議のテーマ
3.1on1ミーティングを実施する
1on1ミーティングでは、議題に沿って上司が部下に質問していきます。
1on1ミーティングは部下のキャリア形成の支援、健康管理のために行うものです。そのため、基本的には部下が自発的に話せるように上司は傾聴してあげましょう。
しかし、部下の中には積極的に発言できない人もいます。そのような場合は、上司がヒアリングをしながら、部下が悩みや要望を打ち明けられるように誘導していきます。
1on1ミーティングでは、現状と目標の差を認識して行動させることが狙いです。そのため、これらを振り返り、再確認できるように面談シートに記録を残しておきましょう。
◆ 有意義な1on1ミーティングを実施するコツ
有意義な1on1ミーティングを実施するためには、3つのコツを押さえる必要があります。
・1on1ミーティングの効果を説明する
・上司は傾聴に努める
・話しやすい環境を整える
ここでは、それぞれのコツについて詳しく解説します。
・ 1on1ミーティングの効果を説明する
1on1ミーティングを実施する前に、期待できる効果を周知させましょう。
1on1ミーティングを実施すると業務に充てられる時間が減り、効果を理解できなければ、従業員から不満を持たれてしまうためです。そのため、「1on1ミーティングは従業員が叶えたいキャリア形成を支援するために実施する」「公の場では言えないことを聞いて、社員の健康管理を強化する」などの目的を伝えてください。
1on1ミーティングの効果を説明することで、従業員から理解が得られやすくなります。
・ 上司は傾聴に努める
1on1ミーティングでは、上司は傾聴に努めてください。上司が聞き役に徹することで、部下は抱えている悩みや叶えたい目標を打ち明けられます。部下の感情まで受け止めてあげて信頼関係を築けば、「上司は部下を大切にしてくれる人だから努力しよう」と仕事に対する意欲を上げられます。そのため、以下のようなことを守って、部下の意見を聞いてあげるようにしましょう。
[傾聴の方法]
・相手の話を否定しない
・適切なアドバイスをする
・相槌を打つ
・自分の意見を押し付けない
・笑顔を絶やさない
・包容力がある
・趣味や好きなものに興味を持つ
・ 話しやすい環境を整える
1on1ミーティングは、上司と部下の双方が話せる環境を整えましょう。その理由は、周囲の視線や話し声が筒抜けだと、抱えている悩みなど打ち明けづらくなってしまうためです。
環境の整え方は、企業によって異なります。日本企業では、応接室など音が漏れない場所で1on1ミーティングが実施されることが多く見受けられます。
しかし、海外企業では公園を散策したり、レストランでご飯を食べたりしながら1on1ミーティングが実施されることも見受けられます。大切なことは、上司と部下がリラックスして話せる環境であることです。
◆ 1on1ミーティングの参考例
1on1ミーティングの所要時間は30分が理想的です。具体的に、どのように1on1ミーティングを進めていけば良いのか参考例をあげました。ぜひ、1on1ミーティングを実施する際の参考にしてみてください。
・ 1週間の振り返りをする（5分）
「今週はどんな状況でしたか？」「来週の予定はどうなっていますか？」などを尋ねる。1週間の振り返りをして、部下の状況を把握するようにしましょう。
・ 仕事の進捗状況の確認をする(5分)
「仕事の進捗状況はスケジュール通りに進んでいますか？」「仕事を進める上で困っていることはありませんか？」と尋ねる。仕事の進捗が計画通りに進んでいない場合は、上司は部下と一緒に打開策を考えてあげましょう。
・ 部下の話を聞く（15分）
「仕事よりプライベートを重視したいみたいですが、どのようなことに興味を持っているんですか？」「仕事に熱心に取り組んでいて関心していますが、どのようなキャリア形成をしたいのですか」と部下の話を傾聴して人柄を知ったり、仕事に関する悩みを聞いたりします。大切なことは、部下がどのような価値観を持っているのかを聞くことです。
・ 部下に対してフィードバックする（3分）
部下の話を聞いた上で、フィードバックをします。上司は部下の要望を叶えてあげられるように支援してあげましょう。部下の悩み次第では、すぐにﾌｨｰﾄﾞバックできない場合もあります。そのような場合は「1週間後までに返答するようにする」と一言を伝えてあげると、部下に安心してもらえます。
・ 仕事に対する目標を掲げる(2分)
仕事の進捗状況やキャリア計画の達成度、部下の人柄を知った上で、来週の仕事に対する目標を掲げます。最後に、次の1on1ミーティングの日程を決めて終了します。
◆ 1on1ミーティングに関してよくある質問
最後に1on1ミーティングに関してよくある質問をご紹介します。
Q.1on1ミーティングの頻度はどれぐらいが理想ですか？
１on1ミーティングの理想の頻度は、週1回または隔週です。ゴールドマンサックスの副社長Camille Fournier氏の著書「The Manager’s Path」でも「1on1ミーティングの推奨頻度は1週間に1回または隔週に1回」と記載されています。顔を合わせる機会を増やせば、信頼関係を築けるというザイオンス効果が狙えるため、定期的に1on1ミーティングを実施しましょう。
Q.1on1ミーティングの所要時間はどれぐらいが理想ですか？
1on1ミーティングの所要時間は30分が理想的です。Facebook社の副社長のJulie Zhuo氏の著書「TheMakingof aManager」には「1on1ミーティングを30分間行うことをお勧めします。」と記載されています。この記事では、1on1ミーティングのやり方を説明しているため参考にしてみてください。
Q.海外の1on1ミーティングの実施方法を教えてください
海外では、上司と部下の信頼関係の構築を目的にフランクなミーティングが実施されています。1on1ミーティングの目的によって場所を変えています。
・オフィス…機密情報を共有する場合や、画面を共有しながら話したい場合
・散歩…アイデアを出し合いながら、仕事の問題を解決したい場合
・レストラン…部下の人柄や仲を深めたい場合
このような海外の1on1ミーティング手法を取り入れると良い効果が見込めます。
◆ まとめ
1on1ミーティングの目的を理解して、正しい手順で始めなければ、従業員から不満を持たれてしまうかもしれません。部下のキャリア形成を支援したり、健康管理したりするために実施するはずが、面談が面倒だと不満を持たれて離職されてしまう恐れもあります。そのため、1on1ミーティングは正しい手順で実施しましょう。ぜひこの記事を参考にしてみてください。
今回は従業員の離職対策の一環として、1on1ミーティングによるキャリア形成支援や健康管理の手法をお伝えしました。
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