ホンネインタビューシステム
「優秀な社員を引き止めるために退職面談を行いたいけれど、どのように条件提示をすればよいのだろう…」「社員から本音を聞き出すには、どうすればよいのだろう…」と悩んでいませんか？
引き止め方を間違えてしまうと関係が悪化する恐れがあるため手順を理解しておきましょう。今回は退職面談で優秀な社員を引き止める方法をご紹介します。
目次
退職面談における「引き止め」とは
退職面談における引き止めとは、相手の希望を聞いた上で退職意思を撤回させることをいいます。一般的に、次のような人を引き止めるケースが多いです。
<引き止めの対象となる人>
- 会社への貢献度が高い優秀な人
- 職場の人間関係が良好な人
- 入社年数が短く検討余地のある人
- 採用が難しい職種の人
- 業務量が多い部門の人
退職面談で引き止める際の流れ
退職面談で従業員を引き止めたい場合は、以下の流れで行うと良いでしょう。
- 会社に貢献してくれたことへ感謝を伝える
- 退職希望者の本音を聞く
- 問題の解決策を考える
- 他部署に問題解決の協力を依頼する
- 退職希望者に条件を提示して引き止める
ここでは、各手順について解説します。
会社に貢献してくれたことへ感謝を伝える
まずは、退職面談時に会社に貢献してくれたことに対して感謝を伝えましょう。会社にとって必要不可欠な存在だと伝えることで関係を深めることができます。
事例を交えながら、どのように会社へ貢献してくれていたかを説明すると、きちんと評価していたことに気づいてもらいやすくなります。
<参考例>
- 「〇〇さんがリーダーを務めてくれたプロジェクトは大成功に終わり、売上が140％アップしました」
- 「〇〇さんは後輩の面倒の良いため、チーム全体が成長できました」
- 「〇〇さんが業務フローを見直してくれたため、作業時間が30％削減できました」
退職希望者の本音を聞く
次に、従業員が退職を決断するまでに至った背景を本音で語ってもらいます。
相手が退職に至った背景を話し始めてくれたら、本人が納得するまで傾聴してあげましょう。従業員の話を聞いてあげることで、気持ちをスッキリさせてあげることができます。
もし、従業員が退職に至った背景を語ってくれない場合は、面接官側から自己開示してみてください。次のような自己開示をすることで、悩みを抱える人間同士、話が弾みやすくなります。
<参考例>
- 「〇月頃のプロジェクトは残業続きでストレスが多くて、メンタル不調になりました…。〇〇さんはキツイと感じませんでしたか？」
- 「私も転職を考えたことがあります。当時はキャリアパスが描けずに悩んでいました。〇〇さんは、なぜ転職しようと思ったのですか？」
退職希望者の本音の聞き出し方について詳しく知りたい方は、下記の記事を読んで、みてください。
関連記事：『会社の面談で本音を話せる人は16.6%！原因と解決方法を紹介』
問題の解決策を考える
従業員から職場に対する不満を聞き出せたら、どうすれば問題を解決できるかを考えます。退職面談後から退職日までに考えましょう。
<参考例>
(1)大量の業務をこなしているにも関わらず正当に評価されない
→人事評価の透明性を図る
→次回の人事評価で目指すべき姿、年収を提示する
(2)業務量が多すぎてプライベートが満喫できない
→現在の業務を棚卸しして、どこが負担になっているかを考える
→他のメンバーと業務を分担できないか調整する
→ITツールで効率化できる業務がないかを確認する
→業務過多の場合はメンバー補填をする
他部署に問題解決の協力を依頼する
問題解決は人事部だけで対応できるとは限りません。他部署への協力が必要になるケースが圧倒的に多いです。
例えば、業務量の多さの問題を解決したい場合は、システム部門から知見を得ることで、どのようなITツールを導入すべきか考えられるようになります。他部署を巻き込むことで、より早く問題を解決できるため協力を得るようにしましょう。
退職希望者に条件を提示して引き止める
従業員の不満をどのように解決できるか明確にした上で、条件を提示して引き止めましょう。いつまでに、どのように問題を解決していくのかを具体的に伝えて、会社に残ってもらえないかを検討してもらいましょう。
このようなフローを踏むことで、本当に会社に残って欲しい貴重な存在であることを伝えることができます。
退職面談で引き止める際のNG行為
優秀な社員を引き止めるために退職面談を行う企業が増えてきていますが、次のようなNG行為で関係を悪化させてしまう方も見受けられます。
- 議論をする
- その場しのぎの約束を交わす
- 感情を煽るような発言をしない
ここでは、退職面談で引き止める際のNG行為について詳しく解説します。
議論をする
従業員が退職に至った背景を打ち明けてくれた際に議論をするのはやめましょう。
例えば、従業員から「給与が低いことが不満だ」と打ち明けられた際に「会社の業績が厳しいから仕方ない」と議論してしまいたくなるかもしれません。
しかし、議論すると従業員の感情を逆撫でしてしまいます。自己防衛的な態度を取られると、退職に至った背景を打ち明けてくれなくなるでしょう。そして、会社に対して何を話しても無駄だと見切りを付けられてしまいます。
その場しのぎの約束を交わす
退職面談で従業員が退職に至った背景を打ち明けてくれた際に、不満な箇所を改善するから職場に残ってくれないかと、その場しのぎの約束を交わすのはやめましょう。なぜなら、従業員に不信感を与えてしまうためです。
仮にその場しのぎの約束をしたにも関わらず状況が何も変わらない場合、従業員は裏切られた気持ちになります。そして、企業の評判サイトなどで悪い口コミを書かれるなど可能性もあります。
感情を煽るような発言をしない
従業員を引き止めたいが故に、感情を煽るような発言は避けましょう。
例えば「同じ業界に転職するなら、どこに行っても同じだよ」「新しい職場で人間関係に恵まれる保証はないよ」など脅したり、不安を煽ったりすると敵対心を生むことがあります。
労働紛争などの法的問題に発展することもあるため、感情を煽るような発言は避けるようにしましょう。
退職面談で引き止めの成功率を上げるコツ
退職面談で引き止めの成功率を上げるコツは3つあります。
- 心理的安全性を確保する
- 他の従業員に知られないように注意する
- 社内への影響にも配慮する
ここでは、3つのコツについて詳しく解説します。
心理的安全性を確保する
退職面談で従業員から退職に至った背景を聞き出すには、心理的安全性が必要となります。日頃から社内のコミュニケーションを積極的に取り、気兼ねなく質問・相談しやすい社風を作っておくことが大切です。
自分自身の意見に耳を傾けてくれて、取り入れてくれる会社だと従業員に思ってもらえれば、退職面談時に本音を語ってもらいやすくなります。
心理的安全性の高め方について詳しく知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『心理的安全性の作り方！損ねる4つの因子を取り除く方法を解説』
他の従業員に知られないように注意する
退職の意志表示をされた後、他の従業員に知られないようにタスクの割り振りも含めて普段通りに過ごしましょう。普段と変わらない状況を作ることで、従業員が退職の意志を撤回しやすくなります。
周囲が退職を希望している事実を知ると、本人は退職の意志を撤回しにくくなります。引くに引けなくなるため、他の従業員に知られないように注意しましょう。
社内への影響にも配慮する
退職を引き止めるために条件提示をしますが、その際は社内への影響にも配慮しましょう。例えば、給与が低いことへの不満を抱いている人に対して、給与アップを条件提示することもあるでしょう。
しかし、給与アップで残留したことを周囲に知られると不公平だと反感を買ってしまいます。そのため、給与体系の見直しなど不公平感が出ないように人事制度を見直しましょう。
引き止めが叶わない場合も感謝を伝える
退職の引き止めを断られてしまうこともあるでしょう。そのような場合は、退職の引き止めに対して少しでも検討してくれたことに対して感謝を伝えてください。このように誠実な態度を取っておくことで円満退職ができます。良好な関係を築いておけば、アルムナイとして付き合うことができるようになります。
アルムナイについて詳しく知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
関連記事：『アルムナイとは？企業がアルムナイと繋がるメリット・デメリット』
まとめ
退職面談の引き止め方で大切なことは、従業員から退職に至った背景を聞いた上で、どうすれば不満を取り除いてあげられるかを真剣に検討することです。
そして、従業員に条件提示をすることで、前向きに検討してもらえるようになります。そのため、優秀な従業員を引き止めたい場合は、退職面談から引き止めまでのステップを覚えておきましょう。
エグジットインタビューいっとは、退職面談の代行サービスと内製化支援サービスを提供している会社です。「従業員から本音が聞き出せない」「退職面談の手順がわからない」とお悩みを抱えている方はアドバイスさせて頂きますので、ぜひお気軽にご相談ください。
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